Jokainen, joka on joskus yrittänyt tai ollut yrityksessä töissä tietää, kuinka paljon paperisälää ja erilaisia pakollisia asioita on hoidettavana.
Monia asioita säätelee laki ja monen asian sujuvuus lisää työviihtyvyyttä ja myös kilpailukykyä. Kun asiat ovat järjestyksessä, pienenee virheiden mahdollisuus.
Toimistossa, jossa paperit ovat järjestyksessä, kahvi tuoretta ja järjestelmät toimivia on todennäköisesti paremmat mahdollisuudet päästä tavoitteisiin kuin toimistossa, jossa kaikki on vähän sinne päin, kahvi eilistä ja järjestelmiä päivitetty viimeksi toissa vuonna.
Vuokratoimistopäällikkö
Kenen vastuulla kaiken hoitaminen sitten on? Kuka päivittää, kuka mapittaa, kuka tilaa kahvit? Kärjistetysti vaihtoehtoja on kaksi:
Ensimmäinen vaihtoehto on se, että kaikki tekee vähän, jokainen osallistuu talkoisiin. Tämä johtaa siihen, että kallispalkkainen kaveri kuluttaa tuottavaa työaikaa arkistojen kaiveluun tai matkalaskun nippeleiden kanssa jumppaamiseen. Tasa-arvo ehkä toteutuu, mutta miten käy tuottavuuden?
Toinen vaihtoehto on se, että yritykseen palkataan henkilö hoitamaan tätä kaikkea. Henkilö opettelee järjestelmät, laittaa rutiinit kuntoon ja tekee asiat parhaalla mahdollisella tavalla. Tässä piilee kuitenkin se vaara, että jonkin ajan kuluttua asiat hoituisivat paljon vähemmällä työmäärällä, kuin mitä varten henkilö on palkattu ja yritys päätyy maksamaan turhista tunneista.
Vaihtoehtoja saattaa olla enemmänkin: toimistopalvelut voi myös ulkoistaa. Ostamalla asiantuntevan toimistopäällikön Mamworkilta yritys maksaa vain siitä, mitä tarvitsee. Alkuun tunteja voi kulua enemmän, mutta rutiinien löydyttyä säännöllinen tuntimäärä pitää kustannukset kurissa ja toiminnan tehokkaana.
Mamworkin palveluun kuuluu, että kartoitamme tilanteen ja teemme suunnitelman maksutta yhdessä yrityksen edustajan ja kokeneen toimistopäällikön kanssa. Sopimus tehdään toistaiseksi voimassa olevana tai määräaikaisena - kuinka vain haluatte - ja toimintaan kuuluu täysi tyytyväisyystakuu.
Toimistopäällikkö voi suunnitella ja kehittää prosesseja, kilpailuttaa alihankkijoita ja palveluntuottajia, toimia järjestelmien pääkäyttäjänä ja vaikkapa järjestää myyntikokouksen. Toimintaan kuuluu juuri ne palvelut, jotka ovat yrityksen toiminnan kannalta tärkeitä: mitään turhaa ei tehdä, eikä turhasta myöskään makseta.